Úvod do problematiky ERP

Problematika podnikových informačních systémů


Když se dnes vysloví termín „podnikový informační systém“ je potřeba se připravit na řadu zkratek a názvů, které takovýto systém vyjadřují a zastupují. Pokud prozatím uvažujete o jeho nasazení v rámci Vašeho podniku, čtěte dále.

Nejprve si podnikový informační systém představte jako softwarové řešení, které je schopno pracovat s obrovským množstvím dat, které zpracovává na jednom místě, a které jsou dostupné všem uživatelům v rámci celé organizace. Informace se zobrazují v čase, to znamená, když kolega informace uloží, vám se okamžitě zobrazí a můžete s nimi okamžitě pracovat.

Takováto logika spolupráce přináší zvýšenou produktivitu a práce se zároveň stává efektivní jelikož na daném úkolu může spolupracovat více uživatelů, aniž by museli nutně sedět vedle sebe.

Patrně nevětší výhodou je bezpečnost dat a jejich možnost centrálního zálohování. Pokud například využíváte systém v cloudu, je úroveň bezpečnosti Vašich dat na TOP úrovni, protože v případě jakéhokoliv kolapsu Vám technická podpora obnoví data například den zpět. Což je v takovémto případě geniální řešení, který chrání Vaše data. Nutno podotknout, že právě firemní data tvoří hodnotu Vaší společnosti.

Systém, který se přizpůsobí Vaší firmě

Často používaná fádní fráze „informační podnikové systémy rostou s firmou“ se mnohdy nejeví jako nejlepší označení pro tyto systémy. Praxe bývá mnohdy odlišná.

Obrovská škála malých firem nahrazuje princip informačních podnikových systémů běžně dostupnými nástroji, nejběžnější je patrně Excel. Ve společnosti tak pomocí emailových schránek šíří velké množství tabulek a zahlcuje se tak nejen pošta, ale i uživatelé, kteří s tabulkovými soubory pracují. Zde se o efektivitě práce skutečně hovořit nedá. Časem jsou nuceni přistoupit na „progresivnější“ způsoby dostupnosti souborů a v tento moment přichází nápad na online řešení pomocí Google Apps. Tímto mohou tabulky sdílet v rámci firmy a mají své soubory dostupné odkudkoliv. Tento princip práce může fungovat, ale určitě jen na dočasnou dobu!

Řešení?

Při tomto řešení je potřebné si uvědomit, že mimo tento systém funguje například účetnictví. To bohužel pomocí Google Apps sdílet nelze. A právě účetnictví bývá prvním krokem, kdy firma nebo společnost musí řešit otázku bezpečnosti a schopnost sdílení, konkrétněji umožnit nahlížení více pracovníkům, kteří tuto část potřebují pro svou následnou činnost, jako například přehled o objednávkách, schvalovací proces fakturace, atp.

A právě v tomto okamžiku budete nuceni přistoupit na nějaké efektivnější řešení.

Výhodou je, že v této chvíli organizace začíná v podstatě na zelené louce. Nevýhodou pak, že právě teď je třeba se rozhodnout správně. Nikdo nezná Vaší organizaci lépe, než vy samotní, proto je nejdůležitější definovat možnosti Vašeho růstu a ty přenést na správce systémů, aby byl schopný reagovat na Vaše požadavky.

Uvědomte si, že první volba informačního podnikového systému je ta nejdůležitější. Přechod na jiný v pozdější fázi nemusí být možný. Z tohoto důvodů se rozhodujte opravdu důkladně!

Podnikový informační systém

Většina informačních podnikových systémů je modulární, lze si tedy zakoupit jen ty funkcionality, které Vaše organizace využije, a které budou ve Vaší firmě klíčové.

Základním nástrojem je považován systém plánování podnikových zdrojů (Enterprise Resource Planning), častěji označován jako ERP. Někdy je možné se setkat s označením správa podnikových zdrojů (Enterprise Resource Management), označován jako ERM.

Každý systém ERP v sobě integruje nástroje pro automatizaci procesů, které jasně vymezuje chod Vaší organizace. Lze ho přirovnat k hodně rozšířenému účetnímu systému. Neomezuje se pouze na něj!

Systém ERP přináší nové možnosti jako sledování a řízení výroby, správu majetku, logistiku, případně docházku, atp. Každý systém je jiný, ale principiálně fungují obdobně co se funkcionalit týče.

Funkčnosti informačního podnikového systému

Mezi úplně základní moduly ERP patří například :

Zaměstnanci: nábor, docházkový systém (sledování přesčasů, nastavení přístupových práv), výkazy práce, mzdy, zaměstnanecké výhody, školení, sledování výkonu, sledování výdajů zaměstnance, hodnocení zaměstnanců, sledování kariéry, přehled know-how zaměstnance, porady, samoobslužný informační portál pro zaměstnance, personální plánování, výkazy potřebné pro státní instituce…

Dodavatelé a nákup: přehled nákupů a dodavatelů, přehled komunikace, sdílení dokumentů s dodavateli, hodnocení nabídek, hodnocení dodavatelů, kombinování zdrojů (různých dodavatelů), objednávky (vytváření, schvalování, sledování, elektronické zaslání dodavateli)…

Logistika: doprava (plánování, objednávání u dodavatelů, sledování vlastních vozů, evidence a provozní deníky, knihy jízd, komunikace s čerpacími stanicemi, silniční daň), sklady (evidence zásob, správa skladovacích míst, balení, operace příjmu a výdeje, podpora čárových kódů a RFID, automatické generování objednávek), celnice (celní sklady, celní režimy)…

Výroba: tvorba prognóz, plánování (se zřetelem např. na kapacitu pracovníků a strojů, dostupnost nástrojů, materiálu a komponent, kapacitu skladů, externí kooperace apod.), správa technických podkladů (popisy výrobků, výkresy, postupy), podpora výroby/úpravy na zakázku, projektové výroby a výroby na sklad, řízení a synchronizace výrobních procesů i v různých lokalitách, konfigurátory výrobků, kalkulace, sledování průběhu výroby, řízení jakosti, údržba výrobních kapacit…

Projekty: projektová dokumentace, řízení projektů – termíny, činnosti, zdroje, subdodávky, sledování vytížení/volné kapacity zdrojů, sledování postupu projektu, finanční řízení projektu, řízení rizik, sledování projektů ve více firmách…

Prodej: distribuční systém, maloobchod (propagace, doplňování zboží, analýza prodeje, pokladní terminály), e-shop, mobilní prodej, prodejní dokumenty, cenové kalkulace/slevy, rezervace, přehled nabídek, sledování prodejních týmů, sledování servisních smluv…

Neocenitelnými doplňky jsou :

Marketing: segmentace trhu, marketingové akce (a analýza akcí), direct mailing, podpora tvorby katalogů produktů, sledování konkurence, analýza příležitostí…

Zákazníci: analýza chování zákazníků (spokojenost, potenciál pro nákup dalších produktů), získávání zákazníků, podpora marketingu, plánování/sledování kontaktů s klienty, správa odpovídajících dokumentů, kontaktní centrum, servis…

Účetnictví: vnitropodnikové, daňové, faktury, celní deklarace, DPH, Intrastat, cizí měny, přístup k internet bankingu, tisk platebních poukázek…

Majetek: krátkodobý a dlouhodobý, umístění a inventarizace majetku (včetně podpory čárových kódů), odpisy, analýzy…

Správa dokumentů: příjem (v elektronické i papírové podobě/skenování) a archivace dokumentů, vyhledávání, možnost opatřit papírové dokumenty čárovými kódy, správa oficiálních šablon dokumentů…

Další funkčnosti: branžová řešení řešící specifické požadavky různých odvětví podnikání, správa IT (správa událostí, správa konfigurací, řešení problémů, řízení změn), mobilní přístup k datům, správa portfolia projektů (analýza, zajišťování zdrojů, synchronizace), řízení shody a rizik (audit souladu s právními rámci a určenými standardy, analýza externích rizik, analýza bezpečnosti dat), komunikace s dalším softwarem (EDI, propojení s emailovým systémem, s kancelářským balíkem), konstrukční systémy CAD, elektronické publikační systémy…

Složitá volba ERP

Volba nejvhodnějšího informačního systému ERP ve Vaší organizaci je založená na správné analýze situace uvnitř Vaší organizace, kde se má systém ERP nasadit a zároveň mít přehled o blízké budoucnosti, co bude Vaše organizace potřebovat za pár let. Nechcete se přeci dostat do pozice, kdy Vám dodavatel ERP sdělí, že tuto funkcionalitu neumí a vy budete nuceni využívat další nástroje mimo váš informační podnikový systém. Podnikový systém můžete ve většině případů provozovat na vlastním serveru, případně v datovém centru třetích stran, pak hovoříme o cloudovém uložišti.

Zde většinou nejste nikým omezování a můžete plynule přecházet z jednoho řešení na druhé. Například využít cloudové služby do doby, než si koupíte a nakonfigurujete vlastní serverové řešení. Nicméně každé stěhování systému přináší určitá úskalí jako dobu implementace, změnu uživatelské zvyklosti, atp. Zároveň sebou přináší náklady spojené se zmíněnou implementací se kterou si běžně neporadí vlastní IT oddělení, ale je nutná asistence dodavatele řešení ERP.

Sdílejte
Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Ostatní příspěvky

IT bezpečnost

Kybernetická bezpečnost

Ochrana dat a kybernetická bezpečnost je bezpochyby klíčovým prvkem pro každou organizaci. Dynamika a rozsah kybernetických hrozeb má výrazně rostoucí tendenci a

ERP

Úvod do problematiky ERP

Problematika podnikových informačních systémů Když se dnes vysloví termín „podnikový informační systém“ je potřeba se připravit na řadu zkratek a názvů, které

Sevitech CRM

Jak vybrat správně CRM systém pro vaší organizaci?

Každá společnost v dnešní konkurenční době potřebuje progresivní nástroje pro evidenci potřebných informací a jejich následné vyhodnocení, aby dokázala efektivně eliminovat své procesní

Kategorie BLOGU

Nejčtenější články

IT bezpečnost
GDPR , IT bezpečnost

Kybernetická bezpečnost

Ochrana dat a kybernetická bezpečnost je bezpochyby klíčovým prvkem pro každou organizaci. Dynamika a rozsah kybernetických hrozeb má výrazně rostoucí tendenci a

ČÍST ČLÁNEK »
ERP
Systémy ERP

Úvod do problematiky ERP

Problematika podnikových informačních systémů Když se dnes vysloví termín „podnikový informační systém“ je potřeba se připravit na řadu zkratek a názvů, které

ČÍST ČLÁNEK »